会计账薄的更换通常在新会计年度建账时进行，总账、日记账、和多数明细账应每年跟换一次，备查账本可以连续使用。在年初启用新账本时将各账户的余额结转到新账本的第一行余额栏内，注明方向，在摘要栏注明“上年结转”对于变动较小的明细账，不必每年跟换。会计账薄暂由本单位财务会计部门保管1年，期满后，由财务会计部门编造移交清册移交本单位档案部门保管，现金、银行存款日记账保管期限25年，总账、明细账、其他日记账、辅助账薄保管期限15年，固定资产卡片5年后报废清理。