总办秘书与总经理助理虽然在某些方面职责有所交叉，但通常情况下是两个不同的职位。下面分别阐述总办秘书的岗位职责和应具备的基本素质，并澄清两者之间的区别。 **总办秘书（General Office Secretary）的岗位职责：** 1. **文件管理**：负责处理、整理公司内部各类行政文件、报告及会议资料，确保信息流转的准确性和及时性。 2. **日程安排**：协助总经理制定并维护日常工作日程，包括会议、出差、接待等事务的安排。 3. **沟通协调**：作为内外部沟通的桥梁，传达总经理的工作指令，协调各部门工作，确保公司各项决策的有效执行。 4. **会议支持**：组织筹备各类会议，编写会议纪要，跟踪会议决议的执行情况。 5. **文书写作**：起草、校对和发布各类公文信函、报告、通知等。 6. **保密工作**：严格遵守公司保密制度，妥善保管涉及公司机密的相关文件和资料。 7. **其他行政事务**：如来访接待、办公环境维护、办公用品采购与管理等。 **总办秘书应具备的基本素质：** 1. **专业技能**：良好的文字功底、熟练掌握办公软件应用、具备一定的商务礼仪知识。 2. **组织协调能力**：高效的时间管理和项目协调能力，能应对多任务处理压力。 3. **沟通表达**：出色的口头和书面沟通能力，能够清晰、准确地传递信息。 4. **职业素养**：严谨细致、责任心强，具有较高的职业道德和敬业精神。 5. **应变能力**：灵活适应不断变化的工作需求，能迅速解决突发问题。 6. **保密意识**：高度的保密意识和执行力，尊重和保护公司的商业秘密。 **关于总经理助理：** 总经理助理的职位相较于总办秘书，其工作内容更倾向于高层战略层面的支持，可能会直接参与公司重大决策的讨论与实施过程，主要职责可能包括： 1. 协助总经理制定企业战略规划和重要决策。 2. 参与重要客户关系维护、公关活动以及对外合作项目的谈判和跟进。 3. 监督检查公司各项目或部门工作的执行情况，向总经理汇报并提出建议。 4. 代表总经理处理部分高级别的内外部交流与沟通事务。 因此，尽管总办秘书也可能承担一部分总经理助理的工作职能，但总经理助理的角色通常地位更高、责任更大，更多涉及到公司的核心运营和决策层面。